راهنمای مدیریت مطب و کلینیک‌های دندانپزشکی
مدیریت مطب نکات بسیار گوناگونی دارد که در طی یادداشت‌های قبلی بر بخشی از آنها را با هم مرور کردیم. در این یادداشت می‌خواهم توجه شما خوانندگان را به لزوم و اهمیت تهیه یک بروشور خوب جلب کنم و نکاتی درباره نحوه نوشتن و طراحی آن را ذکر نمایم.
دستیاران شما حتما از خدماتی که در مطب به بیماران ارائه می‌شود، هزینه‌ها و چگونگی ارائه آنها باخبرند اما آیا شما و کارکنانتان از تکرار مکرر این عبارات برای بیماران خسته نشده‌اید؟ اکثر مطب‌ها یک بروشور مخصوص به خود دارند که در آن به صورت اجمالی خدماتی که در مطب ارائه می‌شود و همچنین دیگر اطلاعات عمومی مربوط به کار آمده است. بروشورها می‌توانند زمان زیادی برای شما ذخیره کنند. یکی از بهترین، کم‌هزینه‌ترین و مؤثرترین ابزار بازاریابی برای مطب بروشوری است که به صورت حرفه‌ای طراحی شده باشد و مطالب در آن به خوبی آمده باشند. اگرچه ما در دوره زمانی‌ای زندگی می‌کنیم که هر کسی در هر کسب و کاری، وبسایت (یا تارنمای) شخصی خود را دارد، اما مردم گاهی اوقات دوست دارند چیزهایی را که می‌خوانند لمس کنند. اینکه شما به بیمارتان بگویید برای یافتن پاسخ‌هایش به سایتتان سر بزند در مقایسه با اینکه بروشور کاغذی‌تان را به دستش بدهید و از او بخواهید که سؤال‌هایش را مطرح کند چندان دلچسب به نظر نمی‌رسد! اگر در حال حاضر بروشوری ندارید، باید یک برنامه کاری منسجم بگذارید و بروشوری را طرح بریزید. این برنامه کاری با پرسش‌های زیر آغاز می‌شود:
۱) جمعیت هدف بروشور شما چه کسانی هستند؟ آیا این بروشور بیماران قدیمی شما را هدف گرفته و می‌خواهد اطلاعاتی را که آنها جسته و گریخته دارند منظم و دسته‌بندی کند و یا توجه‌شان را به اطلاعاتی جلب کند که تا به حال از شما نشنیده‌اند؟ و یا اینکه این بروشور برای جذب بیماران طراحی شده است؟
۲) چه چیزی می‌خواهید به آنها بگویید؟
۳) ساختار و چارچوب و طراحی آن بناست چگونه باشد؟
۴) بودجه شما برای این کار چقدر است؟
اینکه مخاطبان از چه طبقه اجتماعی می‌آیند مسأله بسیار مهمی است؛ چرا که برای طبقه متوسط، ادبیات به کار رفته باید متفاوت با طبقه متوسط پایین و یا کارگر باشد. مثلا اگر مخاطبان شما از اقشار کارگر و کشاورز هستند، استفاده از شکل و عکس، بیشتر می‌تواند راهگشا باشد اما برای تحصیل‌کردگان اطلاعات به‌روز و با ارجاعات مشخص قطعا جذابتر است. در ضمن اگر گرایش شما در مطب به انجام درمان‌های خاصی است به‌صورت خیلی خاص و جزئی به آن اشاره نکنید و بازار بالقوه خود را از ابتدا محدود نکنید. اکثر مردمی که به دندانپزشک مراجعه می‌کنند از تفاوت‌های مابین تخصص‌ها چندان اطلاعی ندارند در عین حال آنها ممکن است یک شکایت خاص داشته باشند ولی دندان‌های دیگر آنان نیاز به درمان‌هایی داشته باشند که در حیطه تخصصی شماست پس بروشور شما نباید خیلی تخصصی شده باشد.
مردم می‌دانند که مطب دندانپزشکی محل انجام کارهای دندانپزشکی است. پس فضای بروشور را با توضیح واضحات هدر ندهید و مثلا لزومی ندارد که پر کردن، درمان‌های ریشه و روکش و… را توضیح دهید. کافی‌ست برای این کار از چند پوستر ساده‌خوان در مطب استفاده کنید.
دوم اینکه مردم می‌خواهند بدانند که چرا باید به شما مراجعه کنند و مثلا سراغ فلان دکتری که یک خیابان پایین‌تر از شما مطب دارد نرود؟ پس مزیت‌های خود را ذکر کنید.
در ضمن آیا فکر می‌کنید که مردم دوست دارند در رابطه با چگونگی نحوه آموزش و تربیت پرسنلتان بخوانند و یا در مورد استریل کردن وسایل و تجهیزات اطلاعاتی کسب کنند؟ (اگر لازم می‌دانید که بر این مزیت‌ها پافشاری کنید البته حرفی نیست ولی می‌توان این‌گونه موارد را به صورت عملی به بیماران نشان داد و از تبلیغ شفاهی آنان بهره گرفت.)
در کل عبارت‌پردازی‌های شما باید از یک طنین مطمئن، مثبت و حرفه ای برخوردار باشد و این متن باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:
- واضح باشد یعنی وقتی تصمیم گرفتید که پیغامتان چیست، آن را مفید و مختصر بیان کنید. از تکرار کلمات، استفاده از دستور زبان پیچیده و همچنین نقطه‌گذاری زائد خودداری کنید. از کلمات آشنا بهره ببرید و به جای آنکه بخواهید خیلی خاص و متفاوت به نظر بیایید قابل فهم بودن را در دستور کار بگذارید.
- موجز و مختصر باشد یعنی از کلمات پیچیده تکنیکی و توضیحات مفصل پرهیز کنید.
- درست و صحیح باشد یعنی اطلاعاتی که در آن آمده است باید دقیق و به روز باشد. این اطلاعات صحیح و درست و موجز باید تحت سرفصل‌ها و به صورت مجزا آورده شود. از شماره یا نقطه و خط فاصله می‌توان برای فهرست کردن توصیه‌های یک خطی استفاده برد تا چشم خواننده خسته نشود. مشغله مردم بیشتر از آن است که فرصت خواندن پاراگراف‌های طولانی داشته باشند. آنها خواستار این هستند که اطلاعات ساده، کوتاه و قابل هضم باشد.
- جملات به کار رفته در بسیاری از بروشورهای حاضر و آماده که در بازار وجود دارد ساده و روان اما تکراری هستند. آنها از جمات مشابه جمله زیر سود می برند: «اگر شما بیمار جدید ما هستند، ما بسیار خوشحال هستیم که این فرصت را به ما داده‌اید تا در خدمت شما باشیم» کسانی که به دنبال یک دندانپزشک جدید می‌گردند با خواندن یک جمله تکراری در همه بروشورها احساس می‌کنند که این جمات فقط یک تعارف خشک و خالی بوده و از حس و حال خالی هستند. پس تلاش داشته باشید تا از جملاتی استفاده کنید که حس و حال شما را بازتاب دهد و قالبی و تکراری نباشد.
- وقتی متن را نوشتید آن را به یک ویراستار نشان بدهید و اگر یک نویسنده یا معلم زبان در میان بیمارانتان هست با او مشورت کنید و فراموش نکنید که اگر یک غلط واضح دستوری و یا انشایی در متن باشد بیمارتان به کل نهادی که این بروشور را تولید کرده، بی‌اعتماد می‌شود.
- از پیش‌نویس و چهارچوب کلی بروشورتان به صورت‌های مختلف و با قیمت‌های متفاوت نمونه چاپ بگیرید. ارزانترین را هیچ‌وقت انتخاب نکنید و البته فراموش نکنید که گران‌قیمت‌ترین لزوماً بهترین نیست!
منبع: دندانه
